Common Expressions and Vocabulary in Emails/Letters
Common Expressions in E-mails/Letters
1. Purpose of the e-mail/letter
I am writing + to-infinitive
I am writing to inquire about a discrepancy between an order I made and the amount I was charged.
Tôi viết thư này để hỏi về sự chênh lệch giữa đơn hàng tôi đã đặt và số tiền tôi bị tính.
I am writing to + V: Tôi viết thư này để..
to inquire about: để hỏi về, để thắc mắc về
a discrepancy between A and B: sự khác biệt, không khớp giữa A và B
an order I made: một đơn hàng mà tôi đã đặt
the amount I was charged: số tiền tôi bị tính phí
This letter is + to-infinitive
This letter is to confirm your registration for the upcoming conference on financial service providers.
Thư này nhằm xác nhận việc đăng ký của bạn cho hội nghị sắp tới về các nhà cung cấp dịch vụ tài chính
This letter is to + V: Thư này nhằm xác nhận
confirm /kənˈfɜːrm/: xác nhận
your registration: việc đăng ký của bạn
for the upcoming conference: cho hội nghị sắp tới
→ upcoming /ˈʌp.kʌ.mɪŋ/: sắp diễn ra
on financial service providers: về các nhà cung cấp dịch vụ tài chính
2. Attachment
We have enclosed ~
We have enclosed a copy of the quarterly report and a synopsis of upcoming projects for the coming fiscal year.
We have enclosed: Chúng tôi đã đính kèm (dùng trong thư/email để nói về tài liệu đi kèm)
a copy of the quarterly report: một bản sao của báo cáo quý
→ quarterly report: báo cáo hàng quý
a synopsis of upcoming projects: bản tóm tắt các dự án sắp tới
→ synopsis /sɪˈnɒp.sɪs/: bản tóm tắt
→ upcoming: sắp tới
for the coming fiscal year: cho năm tài chính sắp tới
→ fiscal year: năm tài chính
Enclosed you will find ~
Enclosed you will find information on the services you indicated interest in and contact numbers for each service.
Kèm theo đây là thông tin về các dịch vụ mà bạn đã bày tỏ sự quan tâm, cùng với số điện thoại liên hệ cho từng dịch vụ.
3. Request
Please ~
- Please send any comments or questions you have to Ms. Stevens at the following e-mail address.
I would be grateful if you could ~
- I would be grateful if you could give me some information about the position you advertised in The Financial Herald.
Common Vocabulary in E-mails/Letters
1. Business/Trade
📚 Common Vocabulary in E-mails/Letters – Business/Trade
Từ vựng |
Phiên âm IPA |
Nghĩa tiếng Việt |
---|---|---|
bargain over prices |
– |
mặc cả giá |
cargo |
/ˈkɑːrɡoʊ/ |
hàng hóa (chở bằng tàu, máy bay...) |
clause |
/klɔːz/ |
điều khoản |
commerce |
/ˈkɑːmɝːs/ |
thương mại |
commission |
/kəˈmɪʃ.ən/ |
hoa hồng |
consignment |
/kənˈsaɪn.mənt/ |
lô hàng gửi, hàng ký gửi |
contract |
/ˈkɑːn.trækt/ |
hợp đồng |
courier |
/ˈkʊr.i.ɚ/ |
người chuyển phát nhanh |
customs |
/ˈkʌs.təmz/ |
hải quan |
delivery |
/dɪˈlɪv.ɚ.i/ |
sự giao hàng |
embargo |
/ɪmˈbɑːr.ɡoʊ/ |
lệnh cấm vận |
freight |
/freɪt/ |
hàng hóa (vận tải); cước phí |
invoice |
/ˈɪn.vɔɪs/ |
hóa đơn |
multilateral |
/ˌmʌl.tiˈlæt̬.ɚ.əl/ |
đa phương |
mutual funds |
– |
quỹ đầu tư chung |
order |
/ˈɔːr.dɚ/ |
đơn hàng |
overcharge |
/ˌoʊ.vɚˈtʃɑːrdʒ/ |
tính giá quá cao |
postage |
/ˈpoʊ.stɪdʒ/ |
cước bưu điện |
quote |
/kwoʊt/ |
báo giá |
quota |
/ˈkwoʊ.t̬ə/ |
hạn ngạch |
shipment |
/ˈʃɪp.mənt/ |
lô hàng được gửi đi |
specification |
/ˌspes.ə.fəˈkeɪ.ʃən/ |
thông số kỹ thuật |
subcontractor |
/ˌsʌb.kənˈtræk.tɚ/ |
nhà thầu phụ |
tariff |
/ˈter.ɪf/ |
thuế quan |
trade |
/treɪd/ |
thương mại, buôn bán |
transaction |
/trænˈzæk.ʃən/ |
giao dịch |
transit |
/ˈtræn.zɪt/ |
sự vận chuyển |
vendor |
/ˈven.dɚ/ |
nhà cung cấp, người bán |
② Sales, Distribution (Bán hàng, Phân phối)
Từ vựng |
Phiên âm IPA |
Nghĩa tiếng Việt |
---|---|---|
catalog |
/ˈkætəlɔːɡ/ |
danh mục sản phẩm |
charge |
/tʃɑːrdʒ/ |
phí, tính phí |
client |
/ˈklaɪənt/ |
khách hàng |
commodity |
/kəˈmɑːdəti/ |
hàng hóa (thương phẩm) |
customer |
/ˈkʌstəmɚ/ |
khách hàng |
discount |
/ˈdɪskaʊnt/ |
giảm giá |
distribution |
/ˌdɪstrɪˈbjuːʃən/ |
phân phối |
goods |
/ɡʊdz/ |
hàng hóa |
inventory |
/ˈɪnvənˌtɔːri/ |
hàng tồn kho |
merchandise |
/ˈmɝːtʃəndaɪz/ |
hàng hóa |
net price |
– |
giá sau khi giảm/giá thực thu |
outlet |
/ˈaʊtlet/ |
cửa hàng đại lý |
purchase order |
– |
đơn đặt hàng |
retailer |
/ˈriːteɪlər/ |
nhà bán lẻ |
stock |
/stɑːk/ |
cổ phiếu; hàng trong kho |
supplier |
/səˈplaɪər/ |
nhà cung cấp |
transport |
/ˈtrænspɔːrt/ |
vận chuyển |
warehouse |
/ˈweəhaʊs/ |
nhà kho |
③ Banking, Finance (Ngân hàng, Tài chính)
Từ vựng |
Phiên âm IPA |
Nghĩa tiếng Việt |
---|---|---|
account |
/əˈkaʊnt/ |
tài khoản |
bank statement |
– |
sao kê ngân hàng |
bounced check |
– |
séc không đủ tiền |
cardholder |
/ˈkɑːrdˌhoʊldər/ |
chủ thẻ |
cash a check |
– |
đổi séc lấy tiền mặt |
checking account |
– |
tài khoản thanh toán |
collection notice |
– |
thông báo đòi nợ |
credit |
/ˈkrɛdɪt/ |
tín dụng |
creditor |
/ˈkrɛdɪtɚ/ |
chủ nợ |
debit card |
– |
thẻ ghi nợ |
debt |
/det/ |
khoản nợ |
deduct |
/dɪˈdʌkt/ |
khấu trừ |
delinquent |
/dɪˈlɪŋkwənt/ |
trễ hạn |
deposit |
/dɪˈpɑːzɪt/ |
tiền gửi |
due date |
– |
ngày đến hạn |
endorse |
/ɪnˈdɔːrs/ |
chứng thực, xác nhận (séc...) |
insurance |
/ɪnˈʃʊrəns/ |
bảo hiểm |
insurance policy |
– |
hợp đồng bảo hiểm |
interest |
/ˈɪntrəst/ |
lãi suất |
loan |
/loʊn/ |
khoản vay |
mortgage |
/ˈmɔːrɡɪdʒ/ |
thế chấp |
outstanding balance |
– |
số dư còn nợ |
overdraft |
/ˈoʊvɚdræft/ |
thấu chi |
overdue |
/ˌoʊvɚˈduː/ |
quá hạn |
premium |
/ˈpriːmiəm/ |
phí bảo hiểm |
savings account |
– |
tài khoản tiết kiệm |
transaction record |
– |
hồ sơ giao dịch |
utility bill |
– |
hóa đơn tiện ích (điện, nước...) |
wire |
/waɪr/ |
chuyển khoản qua điện tín |
④ Accommodation (Chỗ ở)
Từ vựng |
Phiên âm IPA |
Nghĩa tiếng Việt |
---|---|---|
building |
/ˈbɪldɪŋ/ |
tòa nhà |
cozy |
/ˈkoʊzi/ |
ấm cúng |
demolition |
/ˌdeməˈlɪʃən/ |
phá dỡ |
dweller |
/ˈdwelər/ |
cư dân |
estimate |
/ˈestəmət/ |
ước tính |
evacuate |
/ɪˈvækjueɪt/ |
sơ tán |
furnished |
/ˈfɝːnɪʃt/ |
có sẵn nội thất |
garage |
/ɡəˈrɑːʒ/ |
nhà để xe |
inhabitant |
/ɪnˈhæbɪtənt/ |
người cư trú |
landlord |
/ˈlændlɔːrd/ |
chủ nhà |
lease |
/liːs/ |
thuê dài hạn |
let |
/let/ |
cho thuê |
occupant |
/ˈɑːkjəpənt/ |
người ở, người chiếm dụng |
outskirts |
/ˈaʊtskɝːts/ |
vùng ngoại ô |
parlor |
/ˈpɑːrlər/ |
phòng khách |
premises |
/ˈpremɪsɪz/ |
cơ sở, mặt bằng |
real estate |
– |
bất động sản |
remote |
/rɪˈmoʊt/ |
xa xôi |
rent |
/rent/ |
tiền thuê |
residence |
/ˈrezɪdəns/ |
nơi cư trú |
spacious |
/ˈspeɪʃəs/ |
rộng rãi |
storage room |
– |
kho |
tenant |
/ˈtenənt/ |
người thuê |
tenure |
/ˈtenjʊr/ |
nhiệm kỳ, thời gian thuê |
vacant |
/ˈveɪkənt/ |
trống |
valuation |
/ˌvæljuˈeɪʃən/ |
sự định giá |
THỰC HÀNH
01
July 7
Samantha Chan
220 Lake Road
Wilkes-Barre, PA
Dear Ms. Chan,
Based on our initial interview, we are proceeding with the prefabrication of the ceiling. However, our representative will need to sit down with you to discuss the details of your renovations, in particular, the kitchen, bedrooms and bathroom. We can begin renovations next month and expect them to take a total of three months.
Q. When is the construction expected to start?
(A) In July
(B) In August
(C) In November
02
Thank you for your interest in our travel club. As you requested, I am attaching a brochure and information sheets about our services. There is a lot of information in these materials regarding our travel services, packages, and guided tours. If you have any further questions, please don’t hesitate to call or e-mail our office anytime. Our 24-hour telephone operators are readily available to assist you with any questions you may have.
Q. Why was the e-mail written?
(A) To advertise a new club
(B) To respond to an inquiry for information
(C) To provide contact details for the agency
03
Your attendance at the Global Communications Conference is anticipated. Enclosed in this letter you will find a print-out schedule of the weekend’s events. Changes to the itinerary will be posted on the bulletin board in the main hall on the first day of the conference. Please indicate on the form which events you plan to attend and send it back to our office by the end of the month.
Q. What is enclosed with this letter?
(A) An itinerary of the conference activities
(B) A statement of participation for the event
(C) An invitation to the weekend’s festivities
GIẢI
✅ Câu 01
July 7
Samantha Chan
220 Lake Road
Wilkes-Barre, PA
Dear Ms. Chan,
Based on our initial interview, we are proceeding with the prefabrication of the ceiling. However, our representative will need to sit down with you to discuss the details of your renovations, in particular, the kitchen, bedrooms and bathroom. We can begin renovations next month and expect them to take a total of three months.
Ngày 7 tháng 7
Samantha Chan
220 Lake Road
Wilkes-Barre, PA
Kính gửi bà Chan,
Dựa trên buổi phỏng vấn ban đầu, chúng tôi đang tiến hành lắp sẵn phần trần nhà. Tuy nhiên, đại diện của chúng tôi sẽ cần gặp trực tiếp bà để thảo luận chi tiết về việc cải tạo, cụ thể là khu bếp, phòng ngủ và phòng tắm. Chúng tôi có thể bắt đầu công việc cải tạo vào tháng sau và dự kiến sẽ mất tổng cộng ba tháng để hoàn thành.
📌 Câu hỏi: When is the construction expected to start?
Việc xây dựng dự kiến bắt đầu khi nào?
Đáp án đúng: (B) In August
→ Vì thư đề cập: "We can begin renovations next month", mà ngày ghi là July 7, nên "next month" là August.
✅ Câu 02
Thank you for your interest in our travel club. As you requested, I am attaching a brochure and information sheets about our services. There is a lot of information in these materials regarding our travel services, packages, and guided tours. If you have any further questions, please don’t hesitate to call or e-mail our office anytime. Our 24-hour telephone operators are readily available to assist you with any questions you may have.
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến câu lạc bộ du lịch của chúng tôi. Theo yêu cầu của bạn, tôi đã đính kèm một tờ rơi và các tờ thông tin về các dịch vụ của chúng tôi. Có rất nhiều thông tin trong các tài liệu này liên quan đến các dịch vụ du lịch, gói du lịch và các chuyến tham quan có hướng dẫn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, xin đừng ngần ngại gọi điện hoặc gửi email cho văn phòng của chúng tôi bất cứ lúc nào. Tổng đài viên 24/7 của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
📌 Câu hỏi: Why was the e-mail written?
Tại sao email này được viết?
Đáp án đúng: (B) To respond to an inquiry for information
→ Vì đoạn văn nói rõ: "As you requested..." → phản hồi yêu cầu thông tin của người nhận.
✅ Câu 03
Your attendance at the Global Communications Conference is anticipated. Enclosed in this letter you will find a print-out schedule of the weekend’s events. Changes to the itinerary will be posted on the bulletin board in the main hall on the first day of the conference. Please indicate on the form which events you plan to attend and send it back to our office by the end of the month.
Chúng tôi rất mong sự tham dự của bạn tại Hội nghị Truyền thông Toàn cầu. Kèm theo thư này là bản in lịch trình các sự kiện vào cuối tuần. Những thay đổi trong lịch trình sẽ được thông báo trên bảng tin tại hội trường chính vào ngày đầu tiên của hội nghị. Vui lòng đánh dấu vào mẫu đơn những sự kiện bạn dự định tham gia và gửi lại cho văn phòng chúng tôi trước cuối tháng.
📌 Câu hỏi: What is enclosed with this letter?
Tài liệu nào được đính kèm với thư này?
Đáp án đúng: (A) An itinerary of the conference activities
→ Vì đoạn văn ghi rõ: "Enclosed... a print-out schedule of the weekend’s events" → Lịch trình hoạt động hội nghị.
=================================================================================
ĐOẠN 1
Savory Cheeses
Suite 34, Glass Complex
Chicago, IL 73456
Dear Mr. Jones,
Let me begin by expressing our company's excitement at the upcoming opportunity to do business with your establishment. On behalf of Alpha Carriers, I extend a show of gratitude for entrusting us with your valuable goods. Considering that this is the first time we will do business together, we want to take special care to ensure a smooth and faultless transaction.
To begin, I’d like to review the shipping details. The dairy goods will be picked up on the morning of September 25 in a refrigerated cargo truck. The truck will drive the goods to Seattle, Washington by the afternoon of September 26 along the route agreed upon in the contract. Please refer to the copy of the contract attached to this letter. The trucker will sign the shipment over to the handlers at the Savory Cheeses branch store, and they will unload the goods. Once the goods are unloaded, our trucker will take down the mileage and time of transaction, and the shipment will be complete.
If there are no problems with the above noted plans, we shall begin preparing for your shipment immediately. Any problems or questions regarding your goods can be directed to our customer service representatives on call 24 hours every day. They are authorized to track the status of any shipment as long as a confirmation number is provided.
Thank you again for using Alpha Carriers. We look forward to a future of great business with you!
James Walker
James Walker
Alpha Carriers
Savory Cheeses
Suite 34, Glass Complex
Chicago, IL 73456
Kính gửi ông Jones,
Trước tiên, tôi xin bày tỏ sự phấn khởi của công ty chúng tôi về cơ hội sắp tới được hợp tác với cơ sở kinh doanh của ông. Thay mặt cho Alpha Carriers, tôi xin gửi lời cảm ơn vì đã tin tưởng giao phó cho chúng tôi những hàng hóa quý giá của ông. Vì đây là lần đầu tiên hai bên hợp tác, chúng tôi sẽ đặc biệt cẩn trọng để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và không có sai sót.
Trước hết, tôi muốn rà soát lại chi tiết vận chuyển. Các sản phẩm từ sữa sẽ được lấy vào sáng ngày 25 tháng 9 bằng một xe tải lạnh. Xe sẽ vận chuyển hàng đến Seattle, Washington vào chiều ngày 26 tháng 9 theo tuyến đường đã được thống nhất trong hợp đồng. Vui lòng tham khảo bản sao hợp đồng đính kèm theo thư này. Tài xế sẽ bàn giao hàng cho nhân viên tại chi nhánh Savory Cheeses, nơi hàng hóa sẽ được dỡ xuống. Sau khi dỡ hàng, tài xế sẽ ghi lại quãng đường đã đi và thời gian giao nhận, và việc vận chuyển coi như hoàn tất.
Nếu không có vấn đề gì với kế hoạch đã nêu, chúng tôi sẽ bắt đầu chuẩn bị cho chuyến hàng ngay lập tức. Mọi vấn đề hoặc câu hỏi liên quan đến hàng hóa có thể được gửi đến bộ phận chăm sóc khách hàng 24/7 của chúng tôi. Họ được quyền tra cứu tình trạng giao hàng nếu cung cấp mã xác nhận.
Một lần nữa xin cảm ơn ông vì đã sử dụng dịch vụ của Alpha Carriers. Chúng tôi mong chờ vào một mối quan hệ hợp tác lâu dài và tốt đẹp!
James Walker
Alpha Carriers
01. What is the purpose of the letter?
Mục đích của bức thư là gì?
(A) To describe products – Mô tả sản phẩm
(B) To confirm shipping arrangements – Xác nhận kế hoạch giao hàng
(C) To request reimbursement for a purchase – Yêu cầu hoàn tiền cho một đơn hàng
(D) To ask about the status of a shipment – Hỏi về tình trạng vận chuyển
🔹 Đáp án đúng: (B) To confirm shipping arrangements
→ Nội dung thư chủ yếu là xác nhận chi tiết giao hàng sắp tới, ngày giờ, phương tiện, người giao nhận, v.v.
02. What is enclosed with this letter?
Tài liệu nào được đính kèm với thư này?
(A) A receipt for payment of services – Biên lai thanh toán dịch vụ
(B) A list of goods being sent to the store – Danh sách hàng hóa gửi đến cửa hàng
(C) A duplicate of the agreement – Bản sao hợp đồng
(D) A certificate of guarantee with a confirmation number – Giấy chứng nhận bảo hành kèm mã xác nhận
🔹 Đáp án đúng: (C) A duplicate of the agreement
→ Trong thư có dòng: "Please refer to the copy of the contract attached to this letter."
ĐOẠN 2
To: Steve Corcoran
From: Mary Henry
Subject: Paneling Options
Many prospective clients have recently asked about the types of wall paneling we offer. I hadn’t previously considered this construction method as a viable option, but customer demand is making me reconsider. Our researchers have found that many urban buildings today are constructed using paneling that fits together like puzzle pieces. The benefits of this method include low cost, easy assembly, and a very modern appearance. Customers seem to prefer this clean, sharp look in offices and homes over previous concrete or drywall constructions.
Because of high consumer demand for this type of construction, I’d like to know whether our company can begin offering it as an option. I believe this would be very beneficial to us, and I would appreciate your thoughts on the idea.
I will send over some research documents for your review within the next 24 hours. When convenient, let’s arrange a time to discuss this proposal.
Tiêu đề: Architectural consideration
Gửi đến: Steve Corcoran
Từ: Mary Henry
Chào Steve,
Tôi nhận thấy gần đây rằng một số khách hàng tiềm năng đã hỏi về các tùy chọn ốp tường mà chúng ta cung cấp. Trước đây, tôi chưa từng xem xét phương pháp xây dựng này là một lựa chọn khả thi, nhưng nhu cầu của khách hàng đang khiến tôi suy nghĩ lại. Các nhà nghiên cứu của chúng tôi đã phát hiện ra rằng nhiều tòa nhà đô thị hiện nay được xây dựng bằng các tấm panel gắn vào như những mảnh ghép của trò chơi xếp hình. Những lợi ích của phương pháp này là chi phí thấp, dễ lắp ráp và có vẻ ngoài rất hiện đại. Khách hàng dường như thích hình ảnh sạch sẽ và sắc nét này trong văn phòng và nhà ở so với các bức tường xi măng hoặc thạch cao trước đây.
Do nhu cầu cao từ người tiêu dùng đối với loại xây dựng này, tôi muốn biết liệu công ty chúng ta có thể bắt đầu cung cấp nó như một tùy chọn không. Tôi cảm thấy điều này sẽ rất có lợi cho chúng ta, và tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn chia sẻ ý kiến của mình về ý tưởng này.
Tôi sẽ gửi một số tài liệu nghiên cứu để bạn xem xét trong vòng 24 giờ tới. Khi thuận tiện cho bạn, hãy cùng sắp xếp thời gian để thảo luận về đề xuất này.
Trân trọng,
Mary
Câu hỏi và đáp án:
Câu 03: Mục đích của email là gì?
- (A) Để tiến hành nghiên cứu thị trường
- (B) Để yêu cầu hướng dẫn
- (C) Để xác nhận hợp đồng
- (D) Để hỏi ý kiến
Đáp án đúng: (D) Để hỏi ý kiến
Lý do: Trong email, Mary Henry nói rằng cô ấy muốn biết ý kiến của Steve Corcoran về việc công ty có nên bắt đầu cung cấp các tấm panel kiểu ghép hình hay không. Cô ấy cũng đề nghị sắp xếp thời gian để thảo luận về đề xuất này, điều này cho thấy mục đích chính của email là để hỏi ý kiến.
Câu 04: Điều gì được gợi ý trong email?
- (A) Công ty hiện tại không sử dụng các tấm panel kiểu ghép hình.
- (B) Người tiêu dùng hiện đại thích các bức tường truyền thống hơn.
- (C) Khách hàng e ngại về nội thất phong cách đô thị.
- (D) Công ty đã nghiên cứu kỹ lưỡng các tùy chọn ốp tường.
Đáp án đúng: (A) Công ty hiện tại không sử dụng các tấm panel kiểu ghép hình.
Lý do: Trong email, Mary Henry nói rằng trước đây cô ấy chưa từng xem xét phương pháp xây dựng này là một lựa chọn khả thi. Điều này ngụ ý rằng công ty hiện tại không sử dụng các tấm panel kiểu ghép hình. Các đáp án khác không phù hợp vì:
- (B) : Email không nói rằng người tiêu dùng thích các bức tường truyền thống hơn.
- (C) : Email không đề cập đến sự e ngại của khách hàng về nội thất phong cách đô thị.
- (D) : Mặc dù Mary nói rằng cô ấy sẽ gửi tài liệu nghiên cứu, nhưng điều này không có nghĩa là công ty đã "nghiên cứu kỹ lưỡng" các tùy chọn ốp tường.
Tóm tắt đáp án:
- Câu 03: (D) Để hỏi ý kiến
- Câu 04: (A) Công ty hiện tại không sử dụng các tấm panel kiểu ghép hình