MEMORANDUMS

Common Expressions in Memos

✅ Purpose of the memo – Mục đích của bản ghi nhớ

I am sending this memo out to somebody + to-infinitive
/tôi gửi bản ghi nhớ này cho ai đó + để làm gì/
🔹 I am sending this memo out to all seminar participants to remind you of the change in schedule for tomorrow’s presentations.
→ Tôi gửi bản ghi nhớ này cho tất cả những người tham dự hội thảo để nhắc bạn về sự thay đổi trong lịch trình thuyết trình ngày mai.

We regret to inform you that – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng
🔹 We regret to inform you that your account has been suspended pending payment of all outstanding debts.
→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng tài khoản của bạn đã bị tạm ngưng cho đến khi bạn thanh toán tất cả các khoản nợ tồn đọng.

Common Vocabulary in Memos

Human Resources – Nhân sự

Management – Quản lý

③ Enterprises – Doanh nghiệp

④ Titles / Positions – Chức vụ

⑤ Departments – Các phòng ban

THỰC HÀNH

Reading Practice

Read the following passages and choose the best answer to each question given.

①

We regret to inform you that after ten years with Accutron Corporation, Stacy Burke will be stepping down as senior manager. Ms. Burke saw Accutron through some of its most exciting years, contributing to a 100 percent increase in product sales and devising a system that saved the corporation twenty million dollars in annual expenses.

Q. What is the purpose of this memo?

(A) To congratulate a recently hired manager

(B) To report an increase in sales

✅ (C) To report the resignation of a supervisor

②

During the following two weeks, construction will be underway in the main lobby. There is a need to perform immediate repairs and maintenance before it can be used again. We ask that during this time you take the back door entrance and exit, or enter the building through the sliding doors adjacent to the river. Only construction crew members and high-ranking staff in management will be able to pass through the lobby while under construction.

Q. What is going to occur soon?

(A) Staff will be using temporary offices.

✅ (B) The main entrance will be closed for repairs.

(C) The company will be shut down temporarily.

③

This year, we have accumulated fifteen boxes of manuscripts that need treatment and rebinding in order to preserve them. These manuscripts are rare but still in demand; hence, the head librarian would like the salvaging work to take place as quickly as possible. While an expert technician has been hired to take the lead, staff members will be rotated to work with him on a two days per week basis.

📝 Đoạn 1

English:
We regret to inform you that after ten years with Accutron Corporation, Stacy Burke will be stepping down as senior manager. Ms. Burke saw Accutron through some of its most exciting years, contributing to a 100 percent increase in product sales and devising a system that saved the corporation twenty million dollars in annual expenses.

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng sau mười năm làm việc tại Tập đoàn Accutron, Stacy Burke sẽ rời khỏi vị trí quản lý cấp cao. Bà Burke đã đồng hành cùng Accutron trong những năm đáng nhớ nhất, đóng góp vào việc tăng 100% doanh số sản phẩm và thiết kế một hệ thống giúp công ty tiết kiệm được 20 triệu đô la chi phí hằng năm.

❓What is the purpose of this memo?

✅ (C) To report the resignation of a supervisor

→ Báo cáo việc từ chức của một người quản lý

📝 Đoạn 2

English:
During the following two weeks, construction will be underway in the main lobby. There is a need to perform immediate repairs and maintenance before it can be used again. We ask that during this time you take the back door entrance and exit, or enter the building through the sliding doors adjacent to the river. Only construction crew members and high-ranking staff in management will be able to pass through the lobby while under construction.

Tiếng Việt:

Trong hai tuần tới, khu vực sảnh chính sẽ được tiến hành thi công. Cần phải thực hiện các sửa chữa và bảo trì khẩn cấp trước khi có thể sử dụng lại. Trong thời gian này, chúng tôi yêu cầu bạn sử dụng lối ra vào phía sau hoặc lối cửa trượt gần con sông để vào tòa nhà. Chỉ những công nhân xây dựng và nhân sự cấp quản lý cao mới được phép đi qua sảnh khi công trình đang thi công.

❓What is going to occur soon?

✅ (B) The main entrance will be closed for repairs

→ Lối vào chính sẽ bị đóng để sửa chữa

📝 Đoạn 3

English:
This year, we have accumulated fifteen boxes of manuscripts that need treatment and rebinding in order to preserve them. These manuscripts are rare but still in demand; hence, the head librarian would like the salvaging work to take place as quickly as possible. While an expert technician has been hired to take the lead, staff members will be rotated to work with him on a two days per week basis.

Tiếng Việt:

Năm nay, chúng tôi đã thu thập được 15 hộp bản thảo cần được xử lý và đóng lại để bảo quản. Những bản thảo này rất quý hiếm nhưng vẫn có nhu cầu sử dụng; vì vậy, trưởng thủ thư muốn công việc phục hồi được thực hiện càng nhanh càng tốt. Một kỹ thuật viên chuyên môn đã được thuê để dẫn dắt, và các nhân viên sẽ được luân phiên làm việc với anh ấy 2 ngày mỗi tuần.

Questions 01–02 refer to the following memo.

Date: Nov. 8

To: Warehouse Personnel

From: Meredith Glover, Supervisor

Subject: Preparation for Winter Season

We are expecting orders for our products to peak this coming holiday season. Demand has already increased by 10 percent in the first week of November. However, we are not, at this time, planning to hire new packers and other warehouse personnel for the season. Therefore, we would like to announce that it will be necessary for all warehouse personnel to increase their work load beginning November 11 until the first week of January. An additional break will be provided during the shift. Each warehouse staff must increase his total weekly workload by 12 hours.

Management is asking that employees who work the morning shift turn in their schedule requests to their supervisors. Those who work the afternoon shift must pick from the hours available on the bulletin board in the main office. Graveyard workers are expected to meet with their department heads individually to arrange their shifts.

As usual, extra work will be remunerated with overtime wages, compensatory time off, or free products. Previously, we offered grocery coupon books, but that option has been discontinued.

01. What is the purpose of the memo?

(A) To report new company hiring policies

(B) To explain a benefits package change

(C) To inform staff members of warehouse renovations

(D) To announce a temporary change of work schedule

02. What will NOT be offered to employees who work overtime?

(A) Overtime pay

(B) Coupon books

(C) Free merchandise

(D) Time off

===========================================

MEMO | THÔNG BÁO NỘI BỘ

📅 Ngày: 8 tháng 11
👥 Gửi đến: Nhân viên kho hàng
✉️ Từ: Meredith Glover, Giám sát viên
📌 Chủ đề: Chuẩn bị cho mùa đông

🔸 English:
We are expecting orders for our products to peak this coming holiday season. Demand has already increased by 10 percent in the first week of November. However, we are not, at this time, planning to hire new packers and other warehouse personnel for the season. Therefore, we would like to announce that it will be necessary for all warehouse personnel to increase their work load beginning November 11 until the first week of January. An additional break will be provided during the shift. Each warehouse staff must increase his total weekly workload by 12 hours.

🔸 Vietnamese:
Chúng tôi dự đoán rằng các đơn đặt hàng cho sản phẩm của công ty sẽ đạt đỉnh trong mùa nghỉ lễ sắp tới. Nhu cầu đã tăng 10% chỉ trong tuần đầu tiên của tháng 11. Tuy nhiên, hiện tại, chúng tôi không có kế hoạch tuyển thêm nhân viên đóng gói và nhân viên kho cho mùa này. Do đó, chúng tôi xin thông báo rằng tất cả nhân viên kho sẽ cần tăng khối lượng công việc của mình, bắt đầu từ ngày 11 tháng 11 đến tuần đầu tiên của tháng 1. Một thời gian nghỉ thêm sẽ được cung cấp trong ca làm việc. Mỗi nhân viên kho phải tăng tổng số giờ làm việc hàng tuần thêm 12 giờ.

🔸 English:
Management is asking that employees who work the morning shift turn in their schedule requests to their supervisors. Those who work the afternoon shift must pick from the hours available on the bulletin board in the main office. Graveyard workers are expected to meet with their department heads individually to arrange their shifts.

🔸 Vietnamese:
Ban quản lý yêu cầu những nhân viên làm ca sáng nộp yêu cầu sắp xếp lịch làm việc cho người giám sát. Những người làm ca chiều phải chọn giờ làm từ các khung giờ được đăng trên bảng thông báo tại văn phòng chính. Nhân viên làm ca đêm sẽ cần làm việc trực tiếp với trưởng bộ phận của họ để sắp xếp ca làm việc.

🔸 English:
As usual, extra work will be remunerated with overtime wages, compensatory time off, or free products. Previously, we offered grocery coupon books, but that option has been discontinued.

🔸 Vietnamese:
Như thường lệ, công việc làm thêm sẽ được trả công bằng tiền lương làm thêm giờ, thời gian nghỉ bù, hoặc sản phẩm miễn phí. Trước đây, chúng tôi cung cấp phiếu giảm giá mua hàng tạp hóa, nhưng hiện tại lựa chọn này đã bị ngừng lại.